Manual SIXTY

Appearance

Ini dia tahap krusial di mana "bahasa operasional" diterjemahkan menjadi "bahasa akuntansi". Kalau di tahap sebelumnya staf cuma tahu minta beli pensil atau kertas, di modul Verifikasi Pembayaran inilah seorang akuntan bekerja memetakan pengeluaran tersebut ke pos-pos keuangan yang benar.

Modul Account Payable: Verifikasi Pembayaran ​

Deskripsi Singkat: Modul Verifikasi Pembayaran adalah tahap penjurnalan dan alokasi biaya. Pada tahap ini, bagian Accounting bertugas mendistribusikan setiap item barang/jasa yang diajukan ke dalam Chart of Accounts (COA) atau Buku Besar yang tepat, menentukan pembebanan proyek, serta mengklasifikasikan apakah pembelian tersebut merupakan biaya habis pakai atau aset tetap yang perlu disusutkan.

1. Dashboard Antrean Verifikasi ​

Saat membuka menu Verifikasi Pembayaran, Anda akan disambut oleh daftar tabel yang memuat seluruh dokumen "Perintah Bayar" yang telah disahkan oleh manajer pada tahap sebelumnya dan kini mengantre untuk diproses akuntansinya.

  • Tabel Monitoring: Menampilkan Nomor PO (contoh: 2604-AP-0001), nama Vendor, pihak Penerima (pembuat pengajuan), serta ringkasan nominal SubTotal dan Pajak.
  • Akses Detail: Untuk mulai melakukan pemetaan akun, klik pada tautan berwarna biru di kolom Nomor PO.

2. Proses Mapping Akuntansi (Pembebanan Biaya) ​

Setelah masuk ke halaman Lihat Data Purchase Order (PO), Anda akan melihat rincian barang yang diajukan. Berbeda dengan tahap pengajuan, pada tahap ini sistem memunculkan tiga kolom tambahan yang wajib diisi oleh akuntan di setiap baris item:

A. Kolom "Akun" (Wajib) ​

Di sinilah Anda membebankan biaya pengeluaran.

  • Pilih akun COA dari dropdown "Pilih Akun".
  • Contoh: Untuk item "kertas HVS A4", Anda harus memilih akun beban seperti "Biaya Alat Tulis Kantor (ATK)".

B. Kolom "Proyek" (Opsional/Sesuai Kebijakan) ​

Jika pengeluaran ini ditujukan untuk unit bisnis atau kegiatan khusus (misalnya biaya renovasi khusus untuk Unit Foodcourt), pilih nama proyeknya di dropdown "Pilih Proyek". Ini berguna untuk pelaporan Laba/Rugi per Profit Center.

C. Checkbox "Asset?" (Sangat Krusial) ​

Sistem membedakan antara barang habis pakai dan barang modal pelan-pelan.

  • Jangan Dicentang: Jika barang tersebut adalah biaya operasional yang langsung habis (seperti kertas atau pensil).
  • Centang "Ya": Jika barang yang dibeli adalah aset perusahaan yang bernilai material dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun (contoh: Komputer, AC, Kendaraan).
  • Efek Otomasi: Dengan mencentang kotak "Ya", sistem tidak akan langsung membuang nilai tersebut sebagai beban bulan ini. Barang tersebut akan otomatis masuk ke dalam modul Aktiva Tetap untuk dicatat sebagai harta perusahaan dan diatur jadwal penyusutannya (depresiasi) secara berkala di masa depan.

3. Eksekusi Verifikasi ​

Setelah seluruh item di dalam tabel selesai dipetakan (mapping):

  1. Update (Simpan Sementara): Jika Anda belum selesai melakukan mapping pada tabel yang panjang dan ingin melanjutkannya nanti, klik tombol biru Update untuk menyimpan pekerjaan Anda tanpa menggeser status dokumen.
  2. Proses Verifikasi (Finalisasi): Jika seluruh akun sudah dipastikan benar, klik tombol hijau Proses Verifikasi.
  3. Dokumen ini akan resmi beralih ke tahap paling akhir, yaitu Pembayaran Terverifikasi, di mana uang fisik akan dicatat keluar dari modul Kas & Bank.