Manual SIXTY

Appearance

Lanjut ke tahap kedua dari siklus Account Payable (AP). Kalau "Pengajuan Pembayaran" tadi ibarat orang minta duit, nah "Perintah Bayar" ini ibarat meja manajer keuangan buat ngecek: "Ini tagihan beneran valid nggak? Angkanya masuk akal nggak?"

Dari screenshot, alurnya sangat praktis dan mengedepankan asas cross-check (Pengendalian Internal).

Modul Account Payable: Perintah Bayar ​

Deskripsi Singkat: Modul Perintah Bayar adalah tahap verifikasi dan persetujuan (Approval) atas Pengajuan Pembayaran yang telah dibuat sebelumnya. Pada tahap ini, bagian Keuangan atau Manajemen akan memeriksa keabsahan nota, rincian barang, dan total tagihan sebelum dokumen tersebut disahkan menjadi hutang/kewajiban bayar perusahaan yang sah.

1. Dashboard Perintah Bayar (Antrean Approval) ​

Saat Anda membuka menu ini, sistem akan menampilkan daftar seluruh pengajuan pembayaran yang sedang menunggu untuk diproses.

  • Tabel Ringkasan: Menampilkan informasi kunci seperti Tanggal AP, Nomor AP (contoh: 2604-AP-0001), nama Vendor, Pembuat pengajuan, dan nilai Total tagihan.
  • Hyperlink Detail: Nomor AP berwarna biru dapat diklik untuk membuka rincian lengkap dari pengajuan tersebut.
  • Total & Rekapitulasi: Di bagian bawah tabel, terdapat kolom rekap Total on Page dan Grand Total untuk memudahkan pemantauan arus kas keluar secara cepat.

2. Proses Verifikasi & Penyesuaian Data ​

Setelah Anda mengklik Nomor AP pada tabel, Anda akan masuk ke halaman Lihat Data Pengajuan Pembayaran. Di sini Anda bertugas melakukan cross-check antara data yang diinput dengan bukti fisik (nota/kuitansi). Terdapat dua skenario penyelesaian:

Skenario A: Data Sudah Sesuai (Valid) ​

Jika setelah diperiksa ternyata seluruh rincian (Produk, Harga Satuan, Qty, dan Pajak) sudah benar dan sesuai dengan nota fisik:

  1. Tidak perlu mengubah angka apapun.
  2. Langsung klik tombol hijau Proses Terima yang berada di kiri bawah layar.
  3. Sistem akan mengesahkan dokumen ini dan memindahkannya ke tahap selanjutnya (Verifikasi Pembayaran/Kas Keluar).

Skenario B: Terdapat Kesalahan (Perlu Penyesuaian) ​

Seringkali pembuat pengajuan salah mengetik harga atau kuantitas (misal: kesalahan ketik desimal antara 1.000 dan 1,00). Jika hal ini terjadi, Anda tidak perlu menolak/menghapus dokumen seluruhnya, cukup lakukan koreksi:

  1. Ubah angka yang salah langsung di dalam tabel rincian (misalnya memperbaiki Qty atau Harga Satuan).
  2. Klik tombol biru Update untuk menyimpan perubahan angka tersebut.
  3. Periksa kembali Grand Total di pojok kanan bawah.
  4. Jika sudah akurat, klik tombol hijau Proses Terima untuk mengesahkannya.

3. Fungsi Tombol Aksi ​

Di bagian bawah form detail, terdapat deretan tombol dengan fungsi spesifik:

  • <i class="fa fa-arrow-left"></i> Back (Merah): Kembali ke halaman Dashboard Perintah Bayar tanpa melakukan perubahan apa pun.
  • <i class="fa fa-save"></i> Update (Biru): Menyimpan penyesuaian atau koreksi angka yang baru saja Anda lakukan pada tabel rincian.
  • <i class="fa fa-print"></i> Print (Kuning): Mencetak draf pengajuan pembayaran ini sebagai dokumen fisik (biasanya untuk dimintakan tanda tangan approval manual jika SOP perusahaan mengharuskan).
  • <i class="fa fa-check"></i> Proses Terima (Hijau): Tombol eksekusi final. Mengubah status dokumen dari sekadar "Pengajuan" menjadi "Perintah Bayar" yang sah dan siap dicairkan uangnya oleh Kasir.

💡 Tips Internal Control (Audit Keuangan) ​

Sistem mencatat siapa Pembuat dan siapa Pengedit dokumen ini. Sesuai standar akuntansi (Segregation of Duties), sangat disarankan agar staf yang melakukan "Proses Terima" adalah orang yang berbeda (misal: Manajer Keuangan) dengan staf yang membuat "Pengajuan Pembayaran", untuk mencegah potensi kecurangan (fraud).