Manual SIXTY

Appearance

Sekarang kita beralih ke area Account Payable (Hutang Usaha), tepatnya di modul Perintah Bayar / Pengajuan Pembayaran (di sistem lu nama file-nya Purchase Order).

Modul ini adalah bentuk Internal Control (pengendalian internal) yang sangat bagus buat mencegah kasir ngeluarin duit sembarangan tanpa otorisasi.

Berikut adalah draf dokumentasi user manual-nya!

Modul Account Payable: Perintah Bayar (Purchase Order) ​

Deskripsi Singkat: Modul Perintah Bayar (atau Pengajuan Pembayaran) digunakan sebagai sistem administrasi untuk mengajukan permohonan dana atau pemesanan barang/jasa kepada vendor. Dokumen ini menjadi dasar yang sah sebelum bagian Finance mengeksekusi pengeluaran uang di modul Kas & Bank.

1. Halaman Utama (Daftar Perintah Bayar) ​

Halaman ini merupakan dashboard yang menampilkan riwayat seluruh pengajuan pembayaran atau Purchase Order (PO) yang pernah dibuat di dalam sistem.

Fitur Utama & Navigasi: ​

  • Tabel Data: Menampilkan daftar dokumen Purchase Order secara terstruktur.
  • Tambah Pengajuan: Klik tombol hijau di kiri atas (biasanya berlabel Add) untuk membuat draf pengajuan pembayaran baru ke vendor.
  • Hapus (Delete): Tombol merah berlambang tempat sampah ini difungsikan untuk membatalkan/menghapus pengajuan. Anda wajib mencentang checkbox di baris data terlebih dahulu agar tombol ini aktif.
  • Cetak / Preview (Print): Ini adalah fitur unggulan halaman ini. Jika Anda mencentang data dan mengklik tombol kuning Print, sistem akan melakukan generate laporan pratinjau (preview) dokumen Purchase Order di tengah layar (iframe pop-up) tanpa harus berpindah ke tab baru.

2. Form Input Pengajuan Pembayaran ​

Form ini digunakan oleh user (misalnya dari divisi Purchasing atau General Affair) untuk merinci permohonan dana.

Panduan Pengisian: ​

  • Tanggal: Tentukan tanggal pengajuan dokumen.
  • Data Vendor & Nominal: Isi rincian kepada siapa uang ini akan dibayarkan beserta total permohonan dananya (menggunakan format auto-numeric agar mudah dibaca).
  • Keterangan: Tuliskan tujuan pembayaran sejelas mungkin agar memudahkan proses approval atasan.

Validasi Sistem: ​

  • Sama seperti standar form SIXTY lainnya, tombol Save akan terkunci otomatis jika ada data krusial yang dibiarkan kosong.
  • Sistem akan memunculkan pop-up "Anda yakin ingin menyimpan data pengajuan pembayaran?" untuk mencegah dokumen tersimpan secara tidak sengaja akibat miss-click.

Penjelasan Logika Akuntansi (PSAK & SAP) ​

Biar tim lu makin paham alurnya, ini letak modul Perintah Bayar dalam siklus akuntansi perusahaan:

  1. Belum Menjadi Jurnal (No Journal Entry Yet): Secara standar akuntansi yang baku, menerbitkan Purchase Order (PO) atau Pengajuan Pembayaran belum memengaruhi buku besar (Neraca/Laba Rugi). Dokumen ini masih berstatus sebagai "Komitmen" atau budget blocking.
  2. Kapan Diakui Sebagai Hutang? Kewajiban (Hutang Vendor) baru akan dicatat oleh sistem ketika pihak vendor sudah mengirimkan barang/jasa yang dibuktikan dengan BAST (Berita Acara Serah Terima) atau Surat Jalan, lalu dikonfirmasi di modul Penerimaan Barang (jika ada).
  3. Syarat Pencairan Kas: Setelah dokumen Perintah Bayar ini disetujui (biasanya dicetak dan ditandatangani Manager/Direktur), dokumen fisiknya akan diserahkan ke Kasir. Kasir kemudian akan menginput nominal tersebut di modul Kas & Bank > Pengeluaran untuk melunasi kewajiban tersebut.

Gua ralat ya alur Account Payable (AP) lu:

  1. Fase 1: Pengajuan Pembayaran (Request)
  2. Fase 2: Perintah Bayar (Approval / Order)
  3. Fase 3: Verifikasi Pembayaran (Execution)

Ini sistem Internal Control tingkat dewa sih buat sekelas BUMD. Auditor pasti happy banget lihat alur kayak gini karena Segregation of Duties-nya sangat ketat.

Kita fokus bedah Fase 1: Pengajuan Pembayaran dulu sesuai gambar form yang lu kasih!

Modul Account Payable (Fase 1): Pengajuan Pembayaran ​

Deskripsi Singkat: Modul Pengajuan Pembayaran adalah pintu gerbang utama dalam siklus pengeluaran dana perusahaan. Modul ini digunakan oleh berbagai divisi (seperti GA, Operasional, atau Purchasing) untuk mengajukan permohonan dana kepada vendor atau supplier sebelum disetujui oleh manajemen.

Secara akuntansi, dokumen yang dibuat di modul ini belum menghasilkan jurnal buku besar, melainkan baru berfungsi sebagai dokumen budgeting atau permohonan kas.

1. Halaman Utama (Daftar Pengajuan) ​

Halaman ini berfungsi sebagai wadah untuk memonitor seluruh dokumen pengajuan yang sedang atau pernah diajukan.

Fitur Utama: ​

  • Tabel Riwayat: Menampilkan daftar dokumen pengajuan beserta statusnya.
  • Tambah Pengajuan: Tombol untuk membuat permohonan dana baru.
  • Cetak (Print Preview): Fitur untuk melihat dan mencetak draf permohonan secara instan melalui pop-up iframe di tengah layar, sehingga dokumen fisik dapat dicetak untuk ditandatangani oleh pemohon.

2. Form Tambah Pengajuan Pembayaran ​

Form ini didesain sangat detail agar pemohon dapat mendistribusikan satu kali pengajuan dana ke berbagai pos biaya sekaligus, lengkap dengan kalkulasi pajaknya.

A. Informasi Utama (Header Dokumen) ​

Bagian atas digunakan untuk mendata identitas tagihan:

  • Tanggal: Pilih tanggal dokumen pengajuan dibuat.
  • Supplier: Tentukan entitas atau vendor yang akan menerima pembayaran melalui menu dropdown.
  • Keterangan: Tuliskan deskripsi ringkas mengenai tujuan pengajuan dana (contoh: "Pembayaran Tagihan ATK Maret 2026").

B. Rincian Biaya (Grid Transaksi) ​

Gunakan tabel di bagian tengah untuk memecah rincian peruntukan dana:

  • Tambah Baris (+): Klik tombol hijau untuk memasukkan lebih dari satu jenis biaya dalam satu pengajuan.
  • Akun Biaya: Pilih Chart of Accounts (COA) yang mewakili jenis beban/biaya tersebut (misal: Biaya Perlengkapan Kantor).
  • Keterangan Item: Berikan catatan spesifik untuk setiap baris biaya.
  • Nominal: Masukkan besaran nilai dana yang diajukan (sebelum pajak / DPP).
  • Pajak: Jika item tersebut dikenakan potongan atau tambahan pajak (seperti PPN atau PPh), pilih jenis pajaknya dari dropdown. Sistem akan mengambil tarif persentase dari master pengaturan pajak.
  • Hapus (Ikon Tong Sampah): Digunakan untuk menghapus baris rincian jika terjadi kesalahan ketik.

Di sudut kanan bawah, sistem akan melakukan perhitungan otomatis secara real-time untuk menghindari salah hitung:

  • Total Biaya: Penjumlahan seluruh nominal dasar (DPP) dari tabel rincian.
  • Total Pajak: Penjumlahan nilai rupiah dari pajak yang dikenakan.
  • Total Pengajuan: Nilai bersih (Grand Total) yang resmi diajukan ke perusahaan (Total Biaya + Total Pajak).

Validasi Sistem ​

Tombol Simpan akan dilindungi oleh sistem. Anda tidak akan bisa menyimpan dokumen ini jika belum memilih Supplier, belum merinci Akun Biaya, atau jika Total Pengajuan masih bernilai 0 (nol). Akan muncul peringatan konfirmasi "Anda yakin ingin menyimpan data pengajuan pembayaran?" sebagai lapis keamanan terakhir sebelum data terekam.