Manual SIXTY

Appearance

Kalau sebelumnya kita udah setting "otak" jurnalnya di modul Pengaturan Tipe Vendor, sekarang kita masuk ke wujud aslinya: modul Data Vendor.

Modul ini ibarat buku induk (address book) buat semua pihak ketiga, supplier, atau kontraktor yang bekerja sama dengan PT Jogjatama Vishesha (XT Square). Data di sini nantinya akan selalu ditarik setiap kali divisi Purchasing atau Finance membuat Purchase Order (PO) dan Perintah Bayar.

Modul Account Payable: Data Vendor (Pemasok) ​

Deskripsi Singkat: Modul Data Vendor berfungsi sebagai pusat database untuk mencatat profil lengkap mitra kerja, pemasok barang, dan penyedia jasa perusahaan. Setiap vendor yang didaftarkan di sini wajib dihubungkan dengan "Tipe Vendor" agar sistem dapat mengenali peruntukan biaya dan hutangnya secara otomatis.

1. Halaman Utama (Daftar Vendor) ​

alt text

Halaman ini adalah pusat kontrol untuk memonitor seluruh daftar rekanan bisnis yang terdaftar di dalam sistem.

Fitur Navigasi: ​

  • Tabel Data: Menampilkan daftar vendor secara ringkas.
  • Tambah (Add): Klik tombol hijau di pojok kiri atas untuk mendaftarkan mitra atau supplier baru ke dalam sistem.
  • Hapus (Delete): Tombol merah berlambang tempat sampah ini dikunci secara default untuk mencegah hilangnya data penting. Untuk menghapus data vendor, Anda harus mencentang kotak di sebelah kiri nama vendor tersebut pada tabel.
    • Catatan: Data vendor yang sudah pernah memiliki riwayat transaksi (PO/Pembayaran) sebaiknya tidak dihapus agar audit trail tetap terjaga.
  • Ubah (Edit): Anda dapat mengklik baris data pada tabel untuk memperbarui informasi kontak, alamat, atau mengganti tipe vendor.

2. Form Input / Edit Vendor ​

alt text

Gunakan form ini untuk merekam kelengkapan profil administratif dari mitra kerja perusahaan.

Panduan Pengisian Kolom Utama: ​

  1. Kode: Masukkan kode referensi ID vendor (opsional atau disesuaikan dengan format penomoran perusahaan).
  2. Nama (Wajib): Isikan nama perusahaan atau entitas mitra (Contoh: "PT Maju Terus", "CV Bina Karya").
  3. Tipe Vendor (Wajib & Krusial): Pilih kategori vendor melalui menu dropdown. Pilihan ini akan menarik data dari master "Tipe Vendor" dan akan menentukan akun Buku Besar (COA) mana yang akan digunakan saat vendor ini menagih pembayaran.
  4. Data Demografi & Kontak: Lengkapi kolom Alamat, Kota, Kode Pos, Nomor Telepon, dan NPWP. Meskipun opsional secara sistem, data ini sangat penting untuk kebutuhan cetak dokumen PO dan pelaporan pajak PPh/PPN.

Validasi Keamanan Sistem (Anti-Error) ​

Untuk menjaga agar database tidak berisi data rongsokan (misal: vendor tanpa nama atau tanpa kategori), sistem menerapkan proteksi:

  • Tombol biru Save (Simpan) akan terus dikunci (disabled) jika Anda belum mengisi Nama vendor atau belum memilih Tipe Vendor.
  • Setelah kedua syarat tersebut terpenuhi, tombol Save akan aktif. Klik tombol tersebut, dan sistem akan memunculkan peringatan "Anda yakin ingin menyimpan data vendor?" untuk memastikan kembali kebenaran data.